Pohditko tietosuojamateriaalien tuhoamista? – Vastauksia yleisimmin kysyttyihin kysymyksiin

Miten paperit tuhotaan ja mitä silpulle tehdään?

Paperimateriaali tuhotaan murskaamalla pieneksi silpuksi (DIN 66399), eli koossa puhutaan millimetreistä. Tuhottu materiaali kierrätetään jätelain etusijajärjestyksen mukaisesti, eli toimitetaan tehtaille pehmopaperin (wc, talouspaperi) raaka-aineeksi.

Miten muu tietoturvamateriaali (esim. SER, röntgenkuvat, muistitikut) tuhotaan?

Niin sanottu tietoturvamuovi, eli sähköiset tallenteet kuten muistitikut, disketit ja cd-levyt tuhotaan murskaamalla. Kovalevyt taas paloitellaan tai leikataan käyttökelvottomiksi.

Kuka saattaa kysyä tuhoamisraportteja tai mihin niitä tarvitaan?

Tietosuoja-asetukseen sisältyy velvoite osoittaa henkilötietojen käsittely koko niiden elinkaaren aikana. Encoren tietoturvapalvelun tuhoustodistus osoittaa, että tämä velvoite täyttyy materiaalien tuhoamisen osalta.

Henkilötietoja sisältävän materiaalin keräämiseen käytettävien turvasäiliöiden RFID-seuranta mahdollistaa tuhottavien aineistojen tuhousprosessin dokumentoinnin ja täyttää näin osoitusvelvollisuuden vaatimuksen. Esimerkiksi mahdollisissa sisäisissä auditoinneissa voi tuhoustodistuksella osoittaa, että henkilötietoja sisältävä materiaali on tuhottu.

Miten voidaan todistaa, että paperit tuhotaan asianmukaisesti ja eivätkä ne löydy ensi viikolla joltain pellolta pyörimästä?

Palveluprosessimme on rakennettu tietoturvan ehdoilla tiukimpien asiakasvaatimusten mukaisesti. Noudon yhteydessä tietoturvakuljettaja lukee keräyssäiliöiden RFID-tunnisteet. Luennan yhteydessä tallentuvat asiakastiedot, noutohetki, noudettu säiliömäärä sekä materiaalin vastaanottava kuljettaja. Sama luenta suoritetaan tuhousyksikössämme, jolloin järjestelmään kirjautuu myös astian paino ja vasteaika materiaalin tuhoukselle. Tästä saa halutessaan tuhoustodistuksen todisteeksi.

Mikäli muita kysymyksiä herää, autamme mielellämme!