09.11.2021

Asiakirjojen tuhoaminen ja tietosuojamateriaalin hävitys – varmista ainakin nämä 3 asiaa

Asiakirjojen tuhoaminen ja muu tietosuojamateriaalin hävitys toimii, kun lajittelu on tehty helpoksi ja tietoturva-astian tyhjennysrytmi on säännöllinen sekä riittävän tiheä.

Yritysten tietoturvapalveluumme kuuluu tarkkaan hiottu, luotettava käsittelyprosessi, jonka kaikki vaiheet ovat todennettavissa – ja josta voit tulostaa myös todistuksen. Autamme yritystäsi tekemään asiakirjojen tuhoamisesta helppoa.

1. Asiakirjojen tuhoaminen helpottuu hyvällä lajittelulla

Tietoturvamateriaalien lajittelu yrityksessä kannattaa tehdä helpoksi, jolloin asiakirjojen tuhoaminen sujuu turvallisemmin ja tehokkaammin. Luonteva paikka tietoturvapaperien astialle on esimerkiksi kopiokoneen lähellä tai toimiston kierrätyspisteessä. Kierrätyspisteessä kannattaa olla erillinen säiliö myös salassa pidettäviä tietoja sisältävälle sähkö- ja elektroniikkaromulle.

Varmista, että yrityksessäsi kaikki tuntevat lajittelukäytännöt: lehdet ja mainosposti keräyspaperiin, kaikki liiketoiminta- tai henkilötietoja sisältävä aineisto sekä asiakirjat tietoturvapaperin astiaan.

2. Tietoturva-astia kannattaa tyhjentää säännöllisesti vähintään kaksi kertaa vuodessa

Säännöllisesti tyhjennettävä tietoturva-astia helpottaa elämää, kun puhutaan arkaluontoisen paperin hävityksestä yrityksessä. Yrityksen tietosuojaseloste kertoo, kuinka nopeasti henkilötietoja sisältävät materiaalit tulee käsitellä. Käsittely tarkoittaa materiaalien luotettavaa tuhoamista.

Erittäin harvoin on perustetta jättää henkilötietoja sisältävät materiaalia yli puoleksi vuodeksi käsittelemättä. Pienissäkin kohteissa tietoturva-astia vaihdetaan siksi yleensä vähintään kaksi kertaa vuodessa. Säännöllinen rytmi varmistaa, että tietosuoja toteutuu ilman erillistä vaivaa.

Tietoturvan lisäksi tyhjennysrytmiin vaikuttaa materiaalin määrä: esimerkiksi terveydenhuollossa ja vakuutusalalla henkilötietoja sisältävää aineistoa syntyy yleensä paljon. Tällöin myös säännöllisiä tyhjennyksiä on tietoturvan vaatimaa minimimäärää useammin.

3. Tietosuojamateriaalin hävitys todennetaan todistuksella

Encoren portaalista tulostettava todistus osoittaa, että yrityksesi asiakirjojen tuhoaminen ja muun fyysisen tietosuojamateriaalin hävitys on kunnossa. Todistuksella täytät EU:n tietosuoja-asetuksen todentamisvelvoitteen ja osoitat, että yrityksesi on tuhonnut henkilötietoja sisältävät paperin EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Todistuksesta näet tietoturvasäiliön noutoajan yrityksestäsi, kuljetuksen keston, säiliön saapumisajan käsittelylaitokseen, tuhotun materiaalin määrän kiloina sekä astian RFID-tunnisteen.  Raportin tiedot perustuvat RFID-tunnistusjärjestelmään.

Todistuksen pääset tulostamaan kirjauduttuasi. Jos olet uusi käyttäjä tai tunnukset ovat unohtuneet, tilaa tunnukset asiakaspalvelu@encorepalvelut.fi

Kirjauduttuasi voit hoitaa myös tilaukset, tyhjennyspyynnöt ja yhteydenotot kätevästi 24/7. Pääset myös tarkastelemaan sopimuksiasi, tehtyjä tilauksia sekä edeltäviä tyhjennyksiä.

Lue lisää palvelustamme tietoturva yrityksille.

Varmista asiakirjojen tuhoaminen ja muun tietosuojamateriaalin hävitys:

Lisää tietoturvasta