Helsingin kaupunginkanslia pitää huolta tietosuojamateriaalin ja arkistojen hallinnasta

Helsingin kaupunginkanslia ja Encore Ympäristöpalvelut ovat tehneet tiivistä yhteistyötä tietosuojamateriaalin ja arkistojen tuhoamisessa useiden vuosien ajan.

”Yhteistyö Encoren kanssa on sujunut todella hyvin. Encore on toimittanut meille oikean määrän tietoturva-astioita ja noutanut ne ajallaan”, sanoo Kaupunginkanslian materiaalivastaava Sari Breilin.

Asiakirjojen ja arkistojen tuhoamista määrittävät säilytysajat ja tilat

Helsingin kaupunginkanslia toimii muun muassa kaupunginvaltuuston ja -hallituksen suunnittelu-, valmistelu- ja toimeenpanovirastona. Breilin kertoo, että vaikka tieto liikkuu digitaalisena, pitää paperiversioina säilyttää edelleen tiettyjä dokumentteja. Tietosuojamateriaalien luotettavalle hävittämiselle on siis jatkossakin käyttöä.

Asiakirjojen ja arkistojen tuhoamista määrittävät asiakirjojen ja kirjanpitoaineiston säilytysajat sekä käytettävissä olevat tilat. Vuosien saatossa muodostuneet arkistot saattavat olla suuria.

”Kaikelle ei yksinkertaisesti ole tilaa”, Breilin toteaa.

Kaupunginkanslian tiloja on jouduttu tiivistämään tai arkistohuoneita on tarvittu muuhun tarkoitukseen. Silloin arkisto on pitänyt tyhjentää tarvittaessa nopeastikin. EU:n tietosuoja-asetuksen mukaan tietosuojatut materiaalit tulee aina hävittää turvallisesti.

Arkiston tuhoaminen voi tuoda vastaan myös erikoismateriaaleja

”Arkiston tuhoamista suunnitellessamme Encoren asiantuntija arvioi kanssamme paikan päällä käytössämme olevat tilat ja erilaisille materiaaleille tarvittavat tietoturva-astiat”, Breilin kertoo.

Joskus käytössä olevat tilat ovat ahtaita. Breilin muistuttaa, että silloin astioita on tyhjennetty myös arkiston tuhoamisen aikana. Se takaa, että arkiston hävittäminen voi jatkua, vaikka astioita ei mahtuisikaan tilaan useita. Myös turvarullakot ovat toimineet kanslian henkilökunnan apuna arkistojen tyhjennyksessä.

Tuhottava materiaali voi olla muutakin kuin paperia. Kaupunginkanslialla tuhottavaksi on tullut tietosuojamuovia. Kyseessä ovat silloin esimerkiksi muistitikut, korput ja CD-levyt. Myös erikoismateriaalit, kuten käytöstä poistetut kyltit tai leimasimet tulee hävittää määräysten mukaisesti ja luotettavasti.

Tuhoamistodistukset Helsingin kaupunginkanslia saa suoraan Encoren sähköisestä palvelusta. Encorella on käytössään tietoturva-astiat yksilöivä tekniikka, jonka avulla prosessia pystytään seuraamaan ja ajankohdat voidaan dokumentoida. Encore kuljettaa tietosuojan alaiset materiaalit lukituissa astioissa, niille tarkoitetuissa, erikoisvalmisteisissa autoissa.

Tuttujen kuljettajien kanssa on hyvä tehdä yhteistyötä

Monet tietoturvakuljettajat ovat työskennelleet Encoren palveluksessa jo pitkään. Kuljettajat ovat tehtävään koulutettuja ja heillä on vaitiolositoumus.

”Encoren vakituiset kuljettajat tietävät tietoturva-astioidemme sijainnit ja kuljettamiseen soveltuvat reitit kiinteistöissämme. Heidän kanssaan on hyvä tehdä yhteistyötä”, Breilin summaa.

Tutustu yritysten tietoturvapalveluumme ja pyydä tarjous: Arkiston tuhoaminen ja kirjanpitoaineiston hävittäminen